- Alle geschäftlichen Emails (inkl. alle Anhänge) müssen für 10 Jahre archiviert werden. Wenn diese steuerlich relevant sind, müssen sie für 10 Jahre archiviert werden. Dabei wird steuerliche Relevanz vom Gesetzgeber nicht weiter spezifiziert, in der Praxis aber sehr weit ausgelegt.
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- Die Emails müssen den GoBS entsprechend, inhaltlich sortiert, in einem unveränderbaren Format und in kurzer Zeit wiederherstellbar archiviert werden. Solange die obigen Anforderungen erfüllt werden, gibt es keine Vorschrift über die Wahl der Archivierungsmethode.
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- Empfangene Emails (inkl. alle Anhänge) müssen mit dem Original in Bild und Inhalt übereinstimmend archiviert werden. Wenn das Originalformat automatisch verarbeitet werden kann (z.B. durchsucht), muss dies in der archivierten Form auch möglich sein.
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- Alle Emails und Anhänge, die die Besteuerung betreffen, müssen so archiviert werden, dass sachverständige Dritte die Informationen auf direkten, indirekten oder mittels medialen Weg erhalten, indem die speziellen Vorgaben beschrieben in GDPdU, GoBS und §147 Abs. 6 AO genutzt werden.
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- Email-Archive gewährleistet sichere Langzeitarchivierung der gesamten Email-Korrespondenz!
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